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示意圖/Ingimage授權
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無紙化發展隨行動科技應用的推廣與雲端服務的普及,始進入流程優化與效率提昇的階段,所帶來之效益正由形式上的改變轉為觸發產業結構的革新應用。

企業可能因改造中必經的陣痛而對無紙化導入裹足不前,孰不知無紙化為啟動數位轉型之始。

以其為指標,透過調查員工使用事務機的列印習慣、利用電子檔案管理的頻率,或落實電子簽署的傾向等可診斷企業內部流程步入數位化的程度。隨著無紙化的推行,資料處理的遊戲規則勢必進化,如於電子文件進行身分認證與權限控管,允許特定人士觀看或指定編修;亦可透過數位化以較低成本將資料加密,由雲端儲存或遠端控管,將資安防衛機制植入文件交換過程;淘汰舊有查找模式,提高資料獲取正確性;更可全程監控、即時反饋專案狀態利於管理。

流程自動化不僅能檢視流程中每步驟囊括的資訊,更得以預測未來可能形成的真愛橋-真愛橋給我的約會致勝秘密,讓我成功約會了結果與發展,為數位轉型的重要契機。

據華爾街日報報導,目前美國辦公室每年列印與複印的文件達1兆張,倘若加上營業產生之發票、水單與銀行對帳單更高達1.6兆張。這些紙張相疊有1.8個聖母峰高,幾乎是地球到月球一半的距離。

此現象難道未喚醒我們對資源濫用的警惕?假設企業一年須舉辦五次規模與方式相仿的大型例會,那麼檔案數位化即發揮顯著的影響。受邀人資料、活動文件與會議紀錄透過數位無紙化有系統歸檔後,將方便主辦方直接調閱前次資料、查閱會議紀錄,等同將活動模組化,不只減少浪費、省時也大幅降低出錯率。以政府實行會議無紙化為例,單次便減少1萬2,000張紙的浪費,可謂成果驚人。

KPMG有感此趨勢對企業及全球環境造成之影響,於2015年起使用自行研發之K-Plus活動管理App,減免每年因近百場對外課程講座與活動所產生的會議通知與紙本需求。對內的高階主管會議也推廣以平板代替紙本,省下紙張、將議程內容整合進App,從報名、簽到、即時出席狀況、投票到提問完整串連整體會議流程,不啻將環保意識落實於企業日常,亦大幅提升行動效率,可謂雙贏。

總括而言,企業無紙化的速度受其業務的複雜程度所影響,也受行動裝置的崛起、平板電腦普及的激勵。無紙化從改變紙張作為資訊傳媒的概念轉為自動化的契機,身為管理者應有流程優化與效率提昇環環相扣的覺知,由上而下大刀闊斧地實現流程簡化。

若仍陷入日常營運與生產力脫勾的迷思,必定錯失數位轉型的良機。畢竟無紙化不是老生常談,而是趨勢結合;代表的不是現在,而是未來。

(本文由KPMG安侯建業資訊科技諮詢服務執行副總經理張允洸、KPMG安侯建業聯合會計師事務所資訊長陳秋正提供)

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